¿Qué son los espacios de trabajo flexibles?

Desde la era pre-pandemia, la forma de trabajar ya estaba en un proceso de transformación orientado hacia la flexibilidad. En la actualidad, los empleos son muy distintos a los tradicionales, cada vez más empleados trabajan:

• Desde casa en cierta medida
• Más horas fluidas para acomodar su horario de trabajo
• Desde un sillón, una silla cómoda o en un standing desk en lugar de un escritorio tradicional

Si los empleos son cada vez más flexibles, los lugares de trabajo también deberían serlo para adaptarse a sus necesidades, incluso si estas cambian de un momento a otro. Este es el concepto clave detrás de los espacios de trabajo flexibles y el motivo por el cual son cada vez más populares. Pero, ¿qué es un espacio de trabajo flexible o una oficina flexible y cómo pueden servirle? Descubra cómo pueden transformar su productividad en un abrir y cerrar de ojos.

¿Qué es un espacio de trabajo flexible?

También son conocidos como oficinas flexibles, coworkings o espacio de oficina con servicios. Estos espacios están diseñados para ofrecer diferentes formas de trabajo en función a las necesidades de la empresa, sin importar el tamaño del equipo.

En los trabajos tradicionales, cada empleado tiene un escritorio en el que permanece durante toda su jornada. Estos sitios, por lo general, requieren una renta a largo plazo y ofrecen amenidades y experiencias limitadas.

Los coworkings más tradicionales ofrecen mucha más flexibilidad. Sin embargo, implican dificultades para equipos numerosos que necesitan privacidad o que prefieren un entorno más profesional. Los coworkings suelen basarse en el número de escritorios y no en los metros cuadrados, carecen de entornos de trabajo privados y se centran más en la comunidad que en la profesionalidad.

Los espacios de trabajo flexibles son eso: flexibles. Se ajustan fácilmente a empresas en crecimiento o en contracción, a diferentes objetivos y a distintos estilos de trabajo, dando a los equipos la posibilidad de trabajar dónde, cuándo y cómo quieran.

Beneficios de un espacio de trabajo flexible

Si se ha preguntado qué es un espacio de trabajo flexible, lo más probable es que le interese saber cómo puede beneficiarle a usted o a su equipo. Un espacio de trabajo flexible combina los mejores aspectos de los espacios tradicionales y de coworking sin todos sus inconvenientes. Algunas de sus ventajas son:

• Agilidad: Con un espacio de trabajo flexible, no tendrá que comprometerse a un contrato fijo a largo plazo. Puede ampliar o reducir el espacio según cambien tus necesidades o cambiar de cede sin la presión de un compromiso a largo plazo.
• Reducción de costos de ocupación: No deberá preocuparse por montar una oficina desde cero, lo que le ahorrará tiempo, dinero y el esfuerzo que normalmente tendría que dedicar a diseñar la distribución, la infraestructura, mantenimiento de redes, mobiliario, etc. En un espacio de trabajo flexible, alguien más realiza esas tareas por usted, por lo que reducirá su necesidad de capital inicial.
• Mejora de la experiencia de los empleados: Cuando las personas trabajan desde casa, a menudo se pierden de la convivencia e interacción social que tendrían en una oficina. Con un espacio de trabajo flexible, tienen la oportunidad de relacionarse y charlar con otros profesionales. Además, al reducirse los costes generales de los espacios de trabajo flexibles, muchas empresas optan por trabajar desde varias ubicaciones satélite. Esto permite a los empleados disfrutar de las ventajas de un entorno de trabajo híbrido desde los lugares que les resulten más convenientes, en función de sus planes para el día.
• Adaptabilidad: Un espacio de trabajo flexible permite a su empresa adaptarse a diferentes cambios con una eficacia sin precedentes. Una empresa en rápido crecimiento puede expandirse mucho más rápido, considerando que sus nuevas contrataciones pueden elegir trabajar en diferentes ubicaciones. Tiene acceso a una mayor oferta de talentos y puede adaptar su espacio de trabajo flexible a diferentes culturas, responsabilidades laborales y otros criterios que considere adecuados.
• Uso rentable del espacio: En un espacio de trabajo flexible, solamente pagará por el espacio y no por el número de personas que lo utilicen, y no necesariamente quedará atado a un contrato de arrendamiento a largo plazo. Dependiendo de la frecuencia de uso del espacio, dispondrá de opciones dinámicas que reducirán los gastos innecesarios.

Características que debe tener una oficina flexible

Buscar una oficina flexible o preguntarse qué puede hacer por usted es sólo el primer paso. Es importante determinar las características más convenientes para su empresa y sus empleados. Entre estas deberá tomar en cuenta:

• Contratos de arrendamiento o de afiliación flexibles: existen contratos de alquiler a corto y largo plazo, además de la opción de reservar espacios personalizados.
• Contratos transparentes: Contratos de arrendamiento claros y fáciles de entender, sin cargos ocultos ni gastos desconocidos.
• Servicio completo: El administrador del espacio y/o el gerente de la oficina se encargarán de los asuntos relacionados con las instalaciones, por lo que su equipo no sufrirá de ninguna presión.
• Variedad: Ofrece una variedad de áreas de trabajo que se adaptan a múltiples necesidades, como áreas comunes abiertas, despachos privados, mesas individuales, salas de reuniones, etc.
• Amueblado: Para adaptarse a diferentes estilos de trabajo, con escritorios de pie, sillas rodantes, sofás, mesas y salas de conferencias.
• Servicios compartidos: WiFi, café, snacks, impresión, servicios de correo y paquetería, gimnasios, restaurantes, espacios al aire libre, organización de eventos y mucho más.
• Zonas tranquilas: Los mejores espacios de trabajo flexibles cuentan con zonas tranquilas diseñadas para minimizar el ruido ambiental debido a la abundancia de espacios abiertos.

Si tiene dudas sobre los aspectos que más pueden interesar a su equipo de trabajo, una breve encuesta puede ser de mucha utilidad para conocer mejor sus necesidades. También puede optar por reunir a su equipo y celebrar una reunión o un breve debate sobre sus opiniones y ofrecerles algunos espacios de trabajo flexibles entre los que elegir.

Los beneficios de un espacio de oficina flexible

Una oficina flexible es un camino directo hacia la productividad. Pero no basta con reunir a sus empleados en un espacio de oficina flexible para que inicien sus labores. También puede aprovechar los beneficios de su espacio adaptándolo a sus empleados y al entorno de trabajo deseado. Organice sus operaciones destinando distintas áreas de la oficina a diferentes tareas. Separe las zonas para comer y descansar de los lugares de trabajo, las zonas de descanso deben estar suficientemente iluminadas, amplias y cómodas.

Las zonas que solo se utilicen para una o dos tareas deberán ser las menores posibles. Una zona de conferencias poco atractiva puede servir para múltiples tareas a lo largo del día. Puede adaptarse con sillas y muebles adecuados para servir también como espacio de reuniones breves y de esparcimiento para los equipos.

Consiga un espacio de trabajo flexible que seguro disfrutará

A medida que el mundo cambia y las normas de trabajo siguen evolucionando, los espacios en los que trabajamos deben seguir el ritmo. Los espacios de trabajo flexibles pueden potenciar la agilidad, reducir costos y mejorar la experiencia de los empleados en el lugar de trabajo, independientemente del giro de su empresa. Cada vez más empresas están abandonando las oficinas tradicionales; este es el momento adecuado para que su empresa se una a esta tendencia y aproveche todos los beneficios de los lugares de trabajo flexibles.

Póngase en contacto con The Square si está listo para aprovechar las ventajas de los entornos de trabajo remotos. Nuestros espacios de trabajo flexibles ofrecen una experiencia de coworking incomparable, nos adaptamos constantemente a las necesidades del trabajador moderno. Descubra nuestros espacios de trabajo flexibles en Neuchâtel Polanco, Ciudad de México.